Este timpul să vă goliți căsuța de e-mail?

• Aprilie 20, 2024

Indiferent dacă lucrați de acasă sau lucrați între 9 și 5 în afara casei, puteți utiliza inboxul computerului pentru a vă arhiva unele mesaje. Dacă utilizați inbox-ul pentru a arhiva, aveți grijă la cantitatea de stocare disponibilă care ați rămas.

E-mailurile cu atașamente mari pot utiliza mult spațiu. Deși multe conturi de e-mail disponibile cresc capacitatea de stocare pentru utilizatori, este bine să păstrați o manieră în ceea ce economisiți. Uneori este salvat un mesaj „urgent sau drăguț”, deoarece intenționați să îl trimiteți unui prieten sau să îl citiți când aveți timp. După câteva luni, îl descoperiți și vă dați seama că nu este foarte drăguț și nici nu este urgent. Dacă nu vă bucură mesajele transmise, cereți prietenilor să nu le trimiteți sau să le ștergeți pur și simplu.

În loc să lăsați un mesaj în căsuța de e-mail, poate doriți să creați un dosar în schimb. Luați în considerare crearea de dosare de fișiere de arhivă online pentru e-mailuri importante.

Când ștergeți e-mailul personal, întrebați-vă când a fost ultima dată când am avut nevoie sau am folosit acest lucru? Dacă simțiți că este important, dar nu ați folosit în 6 luni, arhivați-o. Toate sau majoritatea sistemelor de e-mail au capacitatea de a stoca fișiere mari. Dacă e-mailul este de la șeful tău, creează-ți un folder cu numele ei și stochează articolul acolo. Dacă este vorba despre o notă generală care confirmă o întâlnire, iar întâlnirea a avut loc, nota poate să nu mai fie necesară, deoarece veți avea subiectul, data, ora și numele participanților la calendarul dvs. Multe companii au reguli și reglementări cu privire la cât timp ar trebui salvate documentele. Aceleași reguli se pot aplica și pentru e-mail. Așadar, citiți regulile și regulamentele înainte de a apăsa butonul de ștergere.

Unora le place să salveze totul, iar alții pur și simplu nu vor să se ocupe să arunce ceea ce nu vor. În cele din urmă, ambele practici pot provoca aceleași probleme pe care le face un pachet în lumea cărămizii și a mortarului - probleme de spațiu și dezordine. Dacă descoperiți că nu vă puteți aminti de ce salvați un articol, este posibil să nu fie important. Realizați un fișier de arhivă divers pentru articole de acest fel, aveți grijă să nu aruncați nimic și tot ceea ce există în această gaură întunecată a catchallului.

O modalitate ușoară de a clasifica e-mailurile pentru arhivare este folosind funcția de căutare pentru a extrage listele de e-mail după subiect sau nume potrivit. Dacă Anthony Parks a trimis un e-mail cu privire la proiectul Hamilton, faceți o căutare pentru Anthony Parks sau proiectul Hamilton. După ce aveți e-mailurile, creați un folder sub numele proiectului sau numele individului.

Salvați anumite litere sau formulare primite pentru că vă place formatul sau fluxul limbii din document? Este bine să pregătiți schița cât mai curând posibil și să o plasați imediat în folderul „Schițe”.

O mică menaj de e-mail vă poate păstra fișierele de e-mail ordonate și fără aglomerații.

Instrucțiuni Video,: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks (Aprilie 2024).