Unele pro și contra sistemelor de arhivare ambalate

• Aprilie 24, 2024

Gestionarea și depunerea hârtiei se află în topul listei aproape a tuturor celor mai însărcinate sarcini de organizare, deseori pentru că implică decizii aparent nesfârșite: ce trebuie să păstrez? Cât timp trebuie să-l păstrez? Unde ar trebui să meargă? Cum ar trebui să numesc folderul în care îl depozitez?

Seturile de sistem de fișiere ambalate pot fi uneori o metodă utilă de a scoate din hârtie gestionarea hârtiei, deoarece acestea îți spun exact unde să arunci lucrurile, cât timp să le păstrezi și ce să etichetezi folderele. Cu toate acestea, există și câteva dezavantaje. Iată câteva dintre pro și contra unui sistem pe care l-am încercat,
Kit de organizare a planificării financiare de Homefile.

Ce este în kit
Trusa de planificare financiară a lui Homefile conține douăzeci și două de carduri de împărțire a fișierelor, un index de găsire rapidă și un manual cu instrucțiuni privind utilizarea sistemului, precum și spațiu pentru a înregistra lucruri precum informații despre cont, informații de asigurare și date personale.

Cum functioneaza
Fiecare dintre cardurile de divizare a fișierelor kitului de planificare financiară are o filă care prezintă o anumită categorie - Asigurări: sănătate și handicap, de exemplu; cardul în sine detaliază ce fel de hârtii ar trebui să meargă în acel dosar, ce documente ar trebui să meargă într-un alt dosar și cât timp păstrezi hârtiile pe care le păstrezi acolo.

Plasați fiecare fișier împărțitor de fișiere într-un folder de fișiere suspendate, apoi completați acel folder cu hârtiile specificate pe card. (Unele categorii, cum ar fi Conturile bancare, sunt suficient de largi încât kit-ul recomandă utilizarea folderelor de fișiere manila din folderele agățate pentru a ține hârtiile pentru diferite conturi separate.) Cărțile index rapide și manualul se află într-un dosar cu fișiere atârnate în fața a tot altceva; de fiecare dată când aveți nevoie să fișcați sau să recuperați o hârtie, indexul vă va spune unde să căutați.

Ce mi-a plăcut despre sistem
Recent, am decis să pun trusa lui Homefile la test. Urmând instrucțiunile din manual, am configurat un nou sistem de arhivare și mi-am re-depus lucrările în conformitate cu categoriile și orientările din kit. Deoarece nu aveam nevoie să decid unde să arhivez lucrurile și nu aveam nevoie să creez etichete pentru folderele agățate (pentru asta sunt filele de pe carduri), procesul a mers destul de rapid.

Pe măsură ce mi-am mutat lucrările, am descoperit că unele categorii le-am păstrat separat înainte - cum ar fi declarațiile cu cardul și rapoartele de credit - au avut mai mult sens combinate, după cum recomandă kitul. De asemenea, am crezut că indexul este destul de la îndemână: în loc să amintesc unde aș pune o anumită hârtie, aș putea pur și simplu să o caut pe index. Acest lucru ar putea fi un economisitor de timp.

Fișa de lucru subliniază că acest sistem ar putea fi util în special pentru persoanele cu fișiere în mai multe locații (de exemplu, o reședință primară și o casă de vacanță) și persoanele responsabile pentru mai multe seturi de fișiere (cum ar fi propriul lor și un părinte în vârstă). Sunt de acord. Acest kit ar putea elimina necesitatea reinventării roții în ceea ce privește depozitarea.

Dezavantajele
Cu cât am ajuns mai adânc în crearea sistemului meu de fișiere, cu atât am devenit mai conștient de lucruri despre kitul care nu stă bine cu mine:

• Pentru început, au existat câteva distincții confuze și încrucișări între categorii - diplomele sunt menite să fie stocate în folderul Personal, de exemplu, în timp ce transcrierile merg în folderul Școli și îngrijire pentru copii (dar nu sunt în prezent în școală și nu au copii).
  
• Urmând instrucțiunile kitului, a trebuit să fac mai multe modificări care nu mi se păreau logice; de exemplu, chitanțele pentru cumpărături mari, pe care le stochez în mod obișnuit cu informațiile mele privind asigurarea locatarului (pentru că m-aș referi înapoi la ele doar dacă ar trebui să depun o cerere) sunt destinate să fie depuse cu garanții și ghiduri de utilizare.
  
• Am găsit și câteva categorii lipsite. Nu a existat nicio indicație, de exemplu, de unde să aruncați lucruri precum facturile recurente (utilități, telefon și așa mai departe) - și, deși cartea de lucru oferă spațiu pentru a personaliza indexul atunci când întâlniți hârtii care nu sunt listate într-un anumit categorie, acest lucru poate învinge scopul unui sistem în care deciziile sunt luate în avans pentru tine.
  
• În cele din urmă, am găsit o parte din logistica sistemului imperfect. Kit-ul recomandă înregistrarea declarațiilor de impozit pe venit și informații de susținere într-un folder, dar orice, în afară de cea mai de bază 1040, ar umple un folder suspendat până la revărsare. De asemenea, fișierele de fișiere în sine sunt ușor prea înalte: când le-am așezat într-un folder suspendat cu chiar și un singur fișier manila parțial complet, nu am putut închide partea de sus a căsuței de fișiere pe care o foloseam.
  

Linia de jos
Dacă aveți deja un fel de sistem de arhivare în loc, poate vă este dificil - așa cum am făcut-o - să vă înlocuiți înclinațiile naturale atunci când vine vorba de a decide unde arhivați lucrurile. Trecerile uneori confuze între categorii pot fi frustrante. De asemenea, s-ar putea să fiți încurajați dacă aveți documente care nu se încadrează ușor în categoriile tradiționale de depunere.

Pe partea de flip, kit-ul face o treabă bună în a anticipa majoritatea categoriilor majore de arhivare și a specifica clar ce intră în fiecare categorie, ce nu și când este sigur să ștergeți conținutul fiecărui folder. De asemenea, este ușor de configurat și nu necesită echipament dincolo de consumabilele de bază de depozitare. Dacă sunteți copleșiți de hârtie și vă simțiți paralizați de gândul că trebuie să decideți unde merg lucrurile sau dacă doriți doar un sistem de depunere de bază, simplu și simplu, trusa de organizare a planificării financiare ar putea fi doar biletul.

Instrucțiuni Video,: SCP-342 A Ticket to Ride | euclid | mind affecting / visual scp (Aprilie 2024).