Despre categoriile Outlook

• Mai 3, 2024

Utilizarea categoriilor este o modalitate excelentă de a vă păstra bine mediul Outlook organizat fără a crea o multitudine de foldere. Folosind categorii, puteți păstra toate articolele într-un singur folder, dar să grupați articole asemănătoare pe categorii (cu excepția articolelor de e-mail). Odată ce categoriile au fost alocate, puteți găsi, sorta și filtra elemente după categorie. De exemplu: este posibil să aveți o colecție de e-mailuri (trimise și primite), contacte, sarcini, întâlniri și note cu privire la același proiect. Cu categoriile, le puteți trage pe toate pentru a privi imaginea de ansamblu.

Categoria Master
Outlook conține o listă implicită de categorii de master la care puteți adăuga propriile dvs. categorii pentru a se potrivi nevoilor dvs. personale. Puteți găsi Lista de categorii de master sub comanda de meniu Editare / Categorie. Utilizați butonul Categorie principală din fereastra Categorie pentru a adăuga și elimina categorii din lista de categorii principale. Când eliminați o categorie din lista de categorii principale, articolele care au fost alocate categoriei rămân neschimbate. Puteți continua să grupați acele elemente folosind categoria ștersă.

O bună practică este să atribuiți una sau mai multe categorii articolului dvs. Outlook selectând categoria din lista de categorii de master. Puteți pur și simplu să tastați o categorie în câmpul de categorie al articolului dvs., dar cel mai probabil nu veți face referire la categoria în aceeași manieră pentru fiecare articol, învingând astfel scopul utilizării lor.

De exemplu, primul articol pe care doriți să îl categorizați, îl tastați pe MS Office. Câteva zile mai târziu, aveți un articol nou pentru aceeași categorie. De această dată când tastați, Microsoft Office. Outlook interpretează acest lucru ca o categorie NOU.

Utilizarea listei de categorii de master asigură consecvență și evită scrierea greșită.

Alocarea de categorii la elemente
Puteți atribui una sau mai multe categorii oricărui tip de element Outlook. Cu excepția formularului de e-mail, veți vedea un câmp și o buton de categorie pe fiecare formular Outlook. Pentru a aloca categorii articolelor de e-mail, trebuie să accesați opțiunile de e-mail pentru a găsi câmpul categoriei.

Pentru a atribui categorii în timpul creării articolului, faceți clic pe butonul Categorie din formular (sau pe butonul Opțiuni al unui articol de e-mail) și verificați toate categoriile din lista de categorii principale care se aplică; apoi faceți clic pe OK. Deschideți orice element existent și continuați așa cum este descris mai sus pentru a adăuga o categorie după creare.

Puteți atribui categorii pentru a multiplica articolele dintr-o listă. Selectați toate elementele cărora doriți să le atribuiți aceleași categorii. Faceți clic dreapta pe selecția albastră și selectați Categorii din meniul de comenzi rapide. Verificați toate categoriile care se aplică; apoi faceți clic pe OK.

Eliminați categoriile din elemente

Deschideți elementul din care doriți să eliminați categoria. Faceți clic pe butonul Categorie și eliminați marcajul de selectare din categoria pe care doriți să o eliminați. Puteți elimina categoriile din mai multe elemente dintr-o listă selectând în prealabil grupul de articole; selectarea Categoriilor din meniul de comenzi rapide cu clic dreapta; deselectarea categoriilor pe care doriți să le eliminați; apoi faceți clic pe OK.

Găsiți toate articolele

Folosiți comanda Găsire avansată din meniul Editare pentru a găsi toate elementele dintr-o categorie. În caseta de dialog Căutare avansată:

- Alegeți „Orice tip de element Outlook” din meniul derulant pentru câmpul Căutați
- Verificați folderele personale este afișat în câmpul În:, Outlook va căuta în toate dosarele pe care le aveți în folderele personale. Puteți face clic pe răsfoire pentru a restrânge căutarea la dosarele selectate.
- Faceți clic pe fila Mai multe opțiuni
- Faceți clic pe butonul Categorie
- Selectați categoria (categoriile) pe care doriți să le găsiți
- Faceți clic pe OK

Toate elementele cu categoria selectată vor apărea în fereastra Căutare. Le puteți deschide pentru a vedea detaliile făcând dublu clic pe elementul pe care doriți să îl deschideți.

Puteți salva căutarea pentru a fi preluată ulterior. Faceți clic pe File / Save Search, alegeți folderul în care doriți să stocați căutarea, dați căutării un nume de fișier și faceți clic pe Save. Tipul de fișier ar trebui să fie Căutări salvate de Office și fișierul va avea o extensie de fișier .oss. Pentru a deschide o căutare salvată, faceți clic pe File / Open Search, localizați căutarea pe care doriți să o deschideți, selectați-o și faceți clic pe OK. În timpul evenimentului Open, Outlook va executa o nouă căutare pe baza criteriilor stabilite în căutarea salvată.

Tipărirea tuturor articolelor dintr-o categorie

După executarea căutării, puteți tipări toate articolele găsite. Selectați toate fișierele din fereastra de căutare (Editați / Selectați toate sau utilizând o selecție de mouse). Faceți clic dreapta pe zona de selectare albastră și alegeți tipărirea din meniul de comenzi rapide.

Alegeți stilul de imprimare pe care îl doriți:

- Stilul tabelului tipărește doar lista elementelor găsite
- Memo Style tipărește conținutul articolelor

Alegeți alte opțiuni de imprimare, după cum este necesar; apoi faceți clic pe butonul de imprimare pentru a trimite documentul la imprimantă.

Dacă sunteți un utilizator activ Outlook și utilizați cele mai multe funcții dincolo de e-mail, luați în considerare utilizarea categoriilor pentru a vă organiza elementele Outlook organizate.

Instrucțiuni Video,: Ms Outlook - Color Categories To Email (Mai 2024).