Organizarea e-mailului - Sortare și desfacere

• Mai 5, 2024

E-mailul nu poate să vă înghesuie spațiul fizic așa cum poate e-mailul poștal, dar poate fi totuși cauza stresului, frustrării și a durerilor de cap atunci când se acumulează. Prin obținerea controlului pe e-mailul dvs., vă puteți ajuta să vă asigurați că acesta devine instrumentul menit să fie - unul care vă menține legat și informat - fără a provoca copleșire.

Primul pas către crearea unui sistem de organizare funcțional pentru e-mailul dvs. este, desigur, eliminarea acelor mesaje de care nu mai doriți sau nu aveți nevoie. Iată câteva criterii și indicatoare care să vă ajute să vă reduceți Inbox-ul și să scăpați de cruft-ul digital.

Unde să încep
Adesea, este cel mai ușor și mai eficient să începi prin a sorta și descărca cele mai vechi mesaje de e-mail, deoarece acestea sunt cel mai puțin probabil să fie în timp util și relevante, iar multe dintre ele pot fi depășite. Dacă aveți un backlog de e-mail foarte mare, este posibil să doriți să creați un folder de Backlog general pentru a reține mesajele pe care doriți să le sortați, astfel încât să nu se aglomereze Inbox și să devină copleșitoare.

Vă recomand să începeți cu 20-30 de minute de sortare, ceea ce este, în general, suficient pentru a vă permite să progresați, dar nu atât de mult încât să vă plictisiți sau să fiți uzat. Dacă tot sunteți inspirat, păstrați-vă la ea; în caz contrar, faceți o pauză și reveniți încă 20 de minute sau cam mai târziu.

Crearea liniilor directoare
Ca și atunci când ați descurcat alte tipuri de lucruri, este util să aveți câteva orientări în față pentru ceea ce sunteți gata să faceți parte și cu ce doriți să păstrați. Iată câteva dintre tipurile de mesaje de e-mail pe care le șterg atunci când sunt săvârșit:

• Mesaje pe care nu am vrut să le primesc în primul rând (spam, desigur, dar și buletine informative la care nu m-am înscris, înainte, nedorite și așa mai departe)
  
• Mesaje cu informații neactualizate (cu, să spunem, evenimente care au trecut deja)
  
• Am citit deja mesaje informative (cum ar fi buletinele informative) și este puțin probabil să citesc din nou
  
• Mesaje informative nu le-am citit, care au mai mult de 2 luni
  
• Mesaje cu care am degresat și nu vreau sau nu am nevoie de nimic
  
• Mesaje ale căror informații sunt disponibile în altă parte
  
• Versiuni anterioare de mesaje care au devenit parte din thread-uri mai lungi (adică dacă un client a trimis un mesaj căruia i-am răspuns și atunci clientul mi-a răspuns, voi păstra doar acel mesaj cel mai recent - care are toate cele trei biți de corespondență în ea)
  

Ștergeți departe!
Cu ghidul dvs. în mână, revizuiți conținutul Inbox cu un deget peste tasta Ștergeți de pe tastatură, gata de a o face. Deoarece atât de mult e-mail-ul tinde să retragă amintirile lucrurilor pe care trebuie să le faceți, încercați să faceți acest exercițiu cu lista de a face de la dvs.; când întâlniți un mesaj pe care îl păstrați doar pentru că vă amintește de ceva de care trebuie să aveți grijă, scrieți acea sarcină din lista dvs. de a face și apoi ștergeți mesajul (sau, cel puțin, eliminați-l din Inbox-ul dvs. într-un folder).

Pe măsură ce sortați, încercați să nu vă lăsați prea atenți în conținutul mesajelor: dacă există e-mailuri lungi pe care doriți să le citiți, de exemplu, săriți câteva linii pentru a fi sigur că merită salvate, apoi mutați-le la un folder Pentru a citi în programul dvs. de e-mail. De asemenea, fiți în alertă pentru distrageri, cum ar fi să faceți clic pe un link dintr-un mesaj și apoi să vă angajați în instrumentarea online. Dacă aveți nevoie, configurați un folder pentru site-uri pentru a vizita și stoca acolo mesaje cu informații despre lucrurile pe care doriți să le consultați online.

Pe măsură ce lucrați, gândiți-vă la Inbox-ul dvs. de e-mail așa cum ar fi o Inbox fizică pe birou: în mod ideal, ar trebui să rețină doar acele mesaje pe care nu le-ați examinat încă sau pe care lucrați activ. Ștergerea lucrurilor de care nu mai aveți nevoie și trecerea la folderele pe care doriți să le păstrați ca referință, vă va facilita obținerea unui control cu ​​privire la ceea ce este cu adevărat activ și actual.

În articolul următor din această serie, vom analiza modalitățile de stocare și organizare a mesajelor de e-mail pe care optați să le păstrați. Săptămâna aceasta, rezervați-vă ceva timp pentru a vă crea propriile linii directoare de sortare și de desfacere, apoi puneți-le să folosească declinarea Inbox.

Instrucțiuni Video,: Week 8 (Mai 2024).