Reduceți dezordinea mergând digital, partea 2: hârtie

• Aprilie 30, 2024

În prima parte a acestei serii, am analizat modalitățile prin care utilizarea digitală cu colecția dvs. de muzică vă poate ajuta să vă îndepărtați de dezordine și să vă bucurați mai mult de muzica dvs. Dar stivele de CD-uri și casete sunt rareori cea mai mare durere de cap a oricui; această distincție se referă cel mai adesea la documente, în special la cele pe care trebuie să le păstrăm în scopuri fiscale sau legale. În această săptămână, atunci, vom investiga modul în care modul digital în domeniul hârtiei poate face ca păstrarea înregistrărilor de care aveți nevoie este mai puțin impozabilă și mai ordonată.

Cele elementare
Motivul cel mai obișnuit, de departe, este că cei mai mulți dintre noi păstrăm documente precum chitanțe, facturi, declarații de utilitate și așa mai departe este pentru că există o șansă pe care IRS le-ar solicita dacă ne-am confrunta vreodată cu un audit fiscal. Într-adevăr, evidența este o activitate serioasă și este important să aveți documentele justificative de care aveți nevoie atât timp cât IRS spune să le păstrați. (Pentru o imagine de ansamblu a evidenței fiscale legate de impozite, consultați linkul de mai jos.)

Acestea fiind spuse, câți dintre noi ar fi capabili să punem mâna pe documentația noastră fiscală rapid și ușor dacă am fi solicitați? Câți ar avea nevoie pentru a săpa prin munții de hârtie fără legătură în acest proces? Câți dintre noi ne-am gâtuit dinții doar gândindu-ne să abordăm sertarul / cutia / spatele dulapului în care (credem) este stocată toată această hârtie? Digitizarea înregistrărilor pe care trebuie să le păstrați poate merge mult până vă permite să vă conformați cu IRS, fără a fi necesar să renunțați la sănătate în acest proces.

Beneficiile
Legea americană permite acum copiilor digitale ale înregistrărilor legate de impozite să se afle în multe dintre lucrurile pe care le aveam de păstrat pe hârtie, inclusiv încasări de cheltuieli, facturi și declarații. Stocarea documentelor importante ca acestea în formă digitală nu numai că economisește mult spațiu, ci poate face și mai ușor lumile să găsești rapid ceea ce ai nevoie și să îți păstrezi înregistrările organizate. În plus, s-ar putea să nu mai fiți nevoiați să înmânați o cutie de pantofi plină de încasări către pregătitorul dvs. fiscal, vine aprilie

Este important să rețineți că unele documente ar trebui să fie păstrate întotdeauna în formatul original de hârtie, inclusiv testamente, titluri, certificate de naștere și multe documente ipotecare. În timp ce puteți crea întotdeauna copii digitale ale acestor documente, asigurați-vă că dețineți originalele într-un loc sigur. Pentru mai multe informații despre ce ar trebui să păstrați pe hârtie, adresați-vă avocatului dvs., CPA sau profesionistului fiscal.

Noțiuni de bază
Tot ce ai nevoie pentru a-ți digitaliza hârtiile este un scaner care va transfera automat copii ale oricărui lucru scanat pe computer. Desigur, scanerele variază foarte mult în ceea ce privește costul și calitatea; dacă intenționați să-l utilizați pe al vostru frecvent - în special pentru crearea de documente digitale - merită să investiți într-unul ușor de utilizat și care va rezista în timp. În mod ideal, căutați un scaner care să producă PDF-uri ale documentelor pe care le produceți, mai degrabă decât fișiere imagine precum .jpgs.

(În cazul în care documentele dvs. sunt deosebit de mari de primire, este posibil să luați în considerare noul scaner NeatReceipts. Acest gadget vă permite să vă scanați încasările, precum și software-ul care vă va analiza și clasifica cheltuielile. Deși nu este ieftin, ar putea merita cumpărați dacă gândul de a introduce manual încă o chitanță în programul dvs. de contabilitate vă trimite țipând - sau dacă chiar gândul unui program de contabilitate vă trimite țipând.
Vezi aici scanerul de primiri neplăcute.)

Pe lângă un scaner bun, are sens să configurați un sistem de fișiere organizat pe computer. Scanarea documentelor și stocarea lor într-un colț întunecat și necunoscut al hard disk-ului dvs. vor fi la fel de înnebunitoare ca să încercați să le cororați pe toate într-un sertar de depunere depășit. Luați în considerare configurarea unui folder dedicat numit „Cheltuieli” (sau „Documente importante” sau orice nume are sens pentru dvs.); în cadrul acesteia, creați foldere suplimentare pentru diferitele tipuri de documente pe care le veți păstra: declarații ale cardului de credit, chitanțe, casete de plată etc.

Menținerea progresului tău
De fiecare dată când scanați un document, asigurați-vă că ambele vor da un nume care va fi mai ușor de găsit (mai degrabă decât Scan001.pdf standardul scanerului dvs. este probabil să îl apeleze), apoi să îl salvați în folderul potrivit.

De asemenea, veți dori să fiți vigilenți cu privire la backupul acestor informații în mod regulat, fie pe un disc, pe un hard disk extern sau pe o cheie USB (care este de dimensiunea degetului mare și se conectează la portul USB al computerului dvs. ). Gândiți-vă la acest lucru ca la echivalentul digital al stocării hârtiilor importante într-un sertar sau într-un sertar încuiat.

După ce ați scanat documentele și le-ați depozitat în siguranță pe computer, puteți scăpa de multe dintre hârtiile originale. (Din nou, când aveți îndoieli cu privire la ce trebuie să păstrați în formă de hârtie, consultați avocatul sau CPA.) Este inteligent să mărunțiți orice informație de identificare cu privire la aceasta - chitanțe care arată informațiile cardului dvs. de credit, declarații care listează numerele contului, și absolut orice cu numărul dvs. de securitate socială - mai degrabă decât să-l lăsați în coșul de reciclare.

Digitizarea documentelor existente poate fi o modalitate excelentă de a reduce durerile de cap pe hârtie, făcând totodată mai ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie. Cu o investiție modestă de timp, instrumente și efort, s-ar putea să descoperiți doar că puteți șterge bine acel sertar de fișiere supărătoare.

Instrucțiuni Video,: SCP-1730 What Happened to Site-13? Part 1 | euclid | building scp (Aprilie 2024).