Proiectați o Schedule și lipiți-vă!

• Aprilie 26, 2024

Odată ce am lucrat pentru o companie foarte mică și ca în orice afacere mică, am fost obligat să port multe pălării. Pentru că eram Jane of All Trades (am făcut un pic de marketing, recepție, scriere, clerical etc.) am fost mereu tras în mai multe direcții diferite. Nu a fost prima dată când m-am întâlnit într-un fel de situație de muncă nestructurată și solicitantă, dar a fost prima dată când am tratat situația cu grație. Am fost acolo doar o zi - de fapt o jumătate de zi - înainte de a avea încredere în mine să lucrez la cele mai importante documente ale lor și a durat aproximativ o lună înainte să am toate aspectele muncii mele sub control.

Secretul meu? Am proiectat un program și indiferent de ce m-am lipit. Iată cum am făcut-o. De asemenea, puteți utiliza aceste tehnici pentru a vă construi un program pentru dvs. acasă.

Faceți observații.

Primul lucru pe care l-am făcut când am început slujba a fost să observ ce se întâmplă în jurul meu. De unde a venit munca mea? Cât de des am primit această lucrare? Care au fost termenele?

Ceea ce căutam și încercam să vânez au fost sarcinile de rutină - sarcina mea preferată în lume, deoarece, după ce ați făcut ceva, de zece, douăzeci și de o sută de ori îl puteți stăpâni.

Scrie totul. Nu lăsa nimic.

În timp ce îmi făceam observațiile, scriam lucrurile. Știam că primesc muncă de la șef și aproximativ o jumătate de duzină de alți manageri destul de întâmplător. Nu am știut niciodată ce vine sau cât de mult. De asemenea, am avut activități de marketing în desfășurare, pe care mi-am dat seama că orele suplimentare vor trebui să mi le administrez, deoarece am observat că nimeni nu îmi monitorizează progresul în acest domeniu. Apoi au existat două rapoarte majore, care erau amândoi scadente lunar. Bingo! Aceasta este ceea ce am căutat - munca de rutină. Munca de rutină este minunată pentru a construi un program în jur.

Face o listă.

După ce mi-am făcut observațiile, am început să redactez ceea ce numesc „Tablou de bord” sau „Lista principală”. Pe această listă mi-am defalcat toate domeniile de responsabilitate. Am urmat filozofia pe care o folosesc cu arhivarea: folosesc categorii largi la înregistrare, deoarece este mai ușor să cauți un document într-un singur fișier mare decât să sortez 10 fișiere mici.

Veneau lucrări de la diverse persoane, apoi aveam propria mea muncă și cele două rapoarte. Deoarece misiunile erau atât de disjuncte, m-am consolidat. Șeful avea propria categorie în vârful listei mele. I-am încadrat pe manageri cu totul într-o categorie. Proiectele mele personale au fost alte, iar rapoartele au fost dintr-o categorie din partea de jos a listei mele, deoarece acestea au fost temelia. Acestea au fost principalele mele domenii de responsabilitate. Când aveam 20 de lucruri excepționale de făcut și telefoanele sunau, iar e-mailul meu s-a sărit, mi s-a părut bine să știu, în cele din urmă, sunt responsabil pentru doar patru domenii majore, chiar dacă la început se simțea 100!

Faceți un program.

După ce am fost cu compania o lună întreagă, am putut redacta o descriere generală a postului pe baza celor patru responsabilități principale. Am folosit aceste informații pentru a dezvolta un program. Fiecare oră din ziua mea (când nu eram într-o întâlnire) a fost desemnată pentru una dintre domeniile mele de responsabilitate. De exemplu, am programat o oră stabilită pentru a lucra la rapoarte în fiecare zi timp de o oră sau cam așa ceva. Când lucram la rapoarte, nu am lucrat la marketing sau altceva. Singurul lucru care m-ar îndepărta de ceea ce aveam programat să fac era o solicitare a șefului sau o urgență gravă. Și dacă a existat o întrerupere, m-am ocupat de aceasta și apoi mă întorc imediat să lucrez la rapoarte.

Lucrând în acest mod - prin desemnarea unor sarcini specifice pentru anumite perioade de timp - am reușit să-mi finalizez toată munca. De asemenea, ceea ce am făcut a fost să transform descrierea postului / lista zonei de responsabilitate într-un raport de stare pe care să-l trimit prin e-mail către deținătorii de interese în fiecare zi, astfel încât să știe unde mă aflu la toate proiectele mele.

Lipiți-l!

Încă folosesc acest stil de lucru când scriu acasă. Îmi definesc ziua de muncă prin publicare sau site-ul web. Programez bucăți de timp pentru a dedica unor proiecte specifice și, dacă nu există o recoltă serioasă de urgență, nu mă încadrez în program.

De exemplu, a doua zi lucram la un articol coffebreakblog (conform programului meu) când am observat un e-mail pe care îl așteptam în căsuța de e-mail. Am fost tentat să deschid e-mailul, dar a fost pentru un articol pe care scriam pentru un an diferit site web, nu coffebreakblog. Mi-am făcut deja munca programată pentru acel site web mai devreme în ziua respectivă și nu am fost programată să lucrez din nou la el până a doua zi. Deși doream cu adevărat să deschid e-mailul, m-am abținut și am continuat cu munca pe care o făcusem.

Nu am deschis e-mailul anticipat decât după 12 ore când am fost programat să fac acest lucru.

Pot exista momente în care sunteți programat să lucrați la un proiect, dar nu puteți să așteptați ceva și nu puteți avansa până când îl veți obține. În acest caz, fac ceva care are legătură cu proiectul. Dacă nu pot lucra la carnea unui proiect, pot face întotdeauna menaj. Pot începe să întocmesc o factură, pot încerca alte idei pentru a transmite în viitor editorilor, pot îndrepta fișierele de computer și așa mai departe.

Mulți profesioniști cu multiple responsabilități se găsesc adesea nesiguri de ceea ce ar trebui să facă în orice moment.A avea un program vă ajută să luați acele decizii dure. Cu excepția cazului în care există o situație de urgență, faceți pur și simplu ceea ce urmează în program.

Instrucțiuni Video,: Week 2 (Aprilie 2024).