Utilizarea regulilor Outlook pentru organizarea poștei

• Mai 19, 2024

Anterior, am scris despre organizarea mailului dvs. Outlook folosind folderele (a se vedea linkul de mai jos pentru articol) și, deși aceasta este o modalitate excelentă de a vă organiza mail-ul, totuși vă cere să mutați manual mesajele în folderul corect. Ce se întâmplă dacă există un mod mai ușor?

Vești bune! Există o cale mai ușoară!

Dacă utilizați Outlook, atunci aveți capacitatea de a crea reguli care sunt un set de acțiuni, condiții sau excepții care sunt declanșate de o acțiune sau eveniment pentru a vă ajuta să vă organizați e-mailul. De exemplu, puteți crea o regulă care mută orice e-mail de la șeful dvs. într-un folder numit Ignore - deși s-ar putea să nu fie cea mai bună mutare în carieră!

Regulile pot fi utilizate pentru a muta automat e-mailul într-un folder, pentru a șterge un e-mail dintr-o trimitere specificată, pentru a răspunde la un e-mail - posibilitățile sunt interminabile în funcție de ceea ce doriți să realizați. Ideea de bază din spatele creării unei reguli este următoarea:

• Determinați declanșatorul (e-mail primit, e-mail trimis etc.)
• Determinați acțiunea (ștergeți e-mailul, mutați e-mailul, răspundeți la e-mail etc.)
• Determinați excepții - mesaje pentru care regula nu va fi aplicată

Pentru a configura o regulă în MS Outlook:

1. Selectați Unelte
2. Clic În ceea ce privește regulile și alertele
3. Click pe Nouă regulă

În acest moment, vi se va solicita să creați o regulă dintr-un șablon sau să începeți cu o regulă goală. Dacă creați o regulă de bază (cum ar fi trecerea la folder), selectați șablonul și faceți clic pe Următorul. Dacă doriți să creați o regulă de la zero, selectați Start dintr-o regulă goală și urmați expertul care vă va duce pas cu pas prin procesul de creare a unei noi reguli.

După ce regula este configurată, este bine să testați regula pentru a vă asigura că funcționează corect - (nu toate regulile sunt ușor de testat, cum ar fi o regulă de răspuns automat). Dacă regulați să mutați un fișier într-un folder, puteți testa regula selectând un mesaj care are criteriile corespunzătoare pentru regulă și selectând Executați această regulă acum.

După cum vedeți regulile pot fi de mare ajutor în încercarea de a îmblânzi nebunia mesajului. Aruncați o privire la căsuța de e-mail și luați ceva timp pentru a determina ce reguli puteți utiliza pentru a face gestionarea și depunerea e-mailului mai rapid, mai ușor și automat!

Instrucțiuni Video,: Why Collaborate Using Microsoft Teams? | Collaboration Kernel (Mai 2024).