Redactarea rapoartelor, manuale, manuale și documente academice

• Mai 18, 2024

Lucrul cu documente lungi poate fi o sarcină pentru a fi organizat, dar MS Word oferă mai multe caracteristici pe care le puteți utiliza pentru a gestiona procesul. Multe dintre aceste funcții pot fi utilizate împreună într-o varietate de metode pentru a face proiectele dvs. mai gestionabile.

Marcaje (hyperlinkuri)
Marcajele (hyperlink) din documentul dvs. sunt utile atunci când documentul conține informații suplimentare despre un subiect. De exemplu: în cadrul unui manual de produs pentru o cameră foto. La începutul manualului discutați unde se află butonul Compensare a expunerii pe cameră. Puteți plasa un marcaj la secțiunea manualului în care discutați cum puteți seta compensarea expunerii. Această tehnică permite cititorului să sară rapid la secțiunea documentului, unde poate obține mai multe informații despre caracteristică.

Referire încrucișată
Similar cu un marcaj, referința încrucișată permite cititorului să sară într-o altă locație din document, unde poate găsi mai multe informații despre subiect. Referința încrucișată se poate face la figuri, marcaje, subtitluri, titluri, paragrafe numerotate, numere de pagină, etc. Frumusețea acestei funcții este Word nu vă va permite să faceți referire la o pagină sau o titlu care nu există în document.

conturarea
Lucrul cu caracteristica conturului documentului necesită utilizarea de titluri consistente în întregul document. Acest lucru funcționează bine atunci când aveți categorii majore cu o serie de sub-titluri. De exemplu, este posibil să aveți un titlu de capitol cu ​​mai multe secțiuni din capitol. Fiecare secțiune poate avea mai multe subiecte care creează o ierarhie de rubrici. Această metodă funcționează cel mai bine atunci când atribuiți stiluri fiecăruia dintre nivelurile de rubrică. Vizualizarea conturului vă permite să prăbușiți documentul până la nivelurile de titlu pentru a obține o imagine instantanee cu privire la modul în care fiecare dintre secțiuni curg. În vizualizarea conturului, puteți evalua dacă documentul este scris logic. Caracteristicile din vizualizarea conturului vă permit, de asemenea, să manipulați aspectul prin eliminarea și promovarea nivelurilor de titlu, precum și rearanjarea documentului.

Documente de master și subdocumentare
Manuscrisele necesită un instrument mai puternic pe care Word îl oferă cu funcția Master și SubDocuments. Ai folosi această caracteristică pentru organizarea de proiecte mari, cum ar fi un manuscris de carte. Cu acest instrument, puteți împărți marele proiect în subdocumente mai mici și mai ușor de gestionat. Documentul principal face legături cu subdocumentele aferente, astfel încât atunci când se fac modificări la subdocument, documentul principal este, de asemenea, actualizat și invers. Fiecare dintre subdocumente este hiperlegat în documentul principal care vă permite să lansați un subdocument din documentul principal. Datorită legăturii, puteți crea tabele de conținut, indexare, referință încrucișată, antete și subsoluri pentru a le aplica tuturor subdocumentelor chiar din documentul principal.

Cifre, Grafice și tabele
Lucrările academice folosesc adesea cifre, grafice și tabele pentru a ilustra punctele făcute în text. Un tabel de cifre, grafice, tabele etc. poate fi foarte util cititorilor. Această caracteristică va crea automat tabelul în mod similar cu un conținut. Cheia pentru utilizarea acestei funcții este inserarea de titluri pe fiecare figură, grafic și tabel pe care doriți să le includeți în tabelul de referință. Există mai multe opțiuni de format pentru crearea tabelelor, inclusiv posibilitatea de a afișa numere de pagină, alinierea numerelor de pagină, afișarea etichetelor și a numerelor și liderii de file.

Cuprins (TOC)
Cuprins sunt cele mai utile în ghidurile de referință. Cititorii apreciază că au un TOC care să-i ajute să găsească informațiile din documentul care este cel mai important pentru ei. Crearea unei tabele de conținut în Word este un snap, cu condiția să fiți consecvent în aplicarea stilurilor la titlurile și alte părți ale documentului pe care doriți să le includeți în cuprins. Când documentul dvs. conține mai multe niveluri de titluri, TOC ar trebui să fie limitat la primele trei niveluri de rubrică, altfel poate deveni prea complex pentru a fi util. În general, ați stabili TOC-ul într-o secțiune separată a documentului dvs. la începutul documentului. Crearea unei secțiuni separate vă permite să începeți numerotarea conținutului documentelor la pagina 1 fără ca paginile TOC să complice numerotarea paginilor. Puteți combina TOC-ul cu marcaje sau hyperlink-uri, astfel încât cititorii să poată sări direcția către subiectul dorit.

Indexarea
Este foarte utilă indexarea unui document de referință. Includerea sa într-un document îi ajută pe cititori să găsească cu ușurință concepte și subiecte specifice. De obicei se află într-o secțiune din spatele documentului și oferă referințe la pagini pentru ideile cheie conținute în document. Această caracteristică este ușor de utilizat, dar sarcina dificilă pentru scriitor este determinarea care sunt cuvintele, subiectele sau conceptele potrivite pentru indexare. Un indice bun este bine gândit. Pentru a utiliza în mod eficient această caracteristică, fiecare cuvânt sau rubrică care trebuie conținut în index trebuie să fie marcat în document. În funcție de lungimea documentului, acesta poate fi un exercițiu obositor, dar merită cititorii tăi.

Note de subsol și note finale
O altă sarcină intensivă a forței de muncă dintr-un document lung de cercetare sau de referință este gestionarea notelor de subsol și a notelor finale. Caracteristicile Word Note și Note de notă simplifică numerotarea și formatarea acestor referințe critice, dar trebuie să enumerați corect autorii, lucrările, editorul și datele publicate pentru fiecare referință. Fiecare notă de subsol și nota finală din documentul dvs. trebuie să fie marcate în mod corespunzător. Cu toate acestea, Word are misiunea de a insera nota de subsol sau nota finală în ordinea și locația corespunzătoare în document.

Instrucțiuni Video,: Word: Headers and Footers (Mai 2024).