O modalitate ușoară de a vă organiza documentele vitale

• Mai 3, 2024

În urmă cu câteva săptămâni, mi s-a părut că, dacă ar trebui să plec vreodată din casă în situații de urgență, nu aș putea repede și ușor să mă apuc de cele mai importante documente, cum ar fi documentele de asigurare, informațiile generale ale contului financiar și alte lucruri de care aveam nevoie dacă s-ar întâmpla un adevărat dezastru. De asemenea, mi-am dat seama că nu ar fi ușor pentru alții să localizeze aceste informații dacă aș fi incapacitat în vreun fel.

Nu este că lucrările mele nu erau în general organizate, ci că lucrările cruciale făceau parte dintr-un sistem mai mare și nu în întregime portabil. (Nu m-aș gândi să-mi scot sertarul de depozitare dacă aș fugi de casă.) Așa că m-am bucurat să întâlnesc un produs care mi-a promis că va face relativ nedureros să îmi organizez documentele cheie: Securita Vital Records PortaVault. L-am pus la încercare și iată ce m-am gândit.

Ce este
PortaVault este un sistem alcătuit dintr-o cutie de pânză cu fermoar, un liant cu trei inele, divizoare de secțiune cu informații despre ce trebuie să păstrați în fiecare categorie, mânecile de protecție pentru documente din plastic, etichete imprimate pentru a identifica ceea ce ați pus în mâneci, o pânză mică pungă și formulare preimprimate cu spațiu pentru informații precum contacte de urgență, istorice de sănătate și planificare de dezastre. Liantul are, de asemenea, o curea de umăr și o "pelerină de ploaie".

Cum functioneaza
PortaVault este menit să dețină lucruri precum testamentele, certificatele de naștere, informațiile contului financiar, polițele de asigurare și informațiile despre prescripția medicamentului - pe scurt, orice ar putea avea nevoie în caz de urgență sau de care ar putea avea nevoie alții dacă ați fi incapabil. Divizorii secțiunii - Planificare și contacte, înregistrări de identificare și familie, Sănătate și servicii medicale, Finanțe și proprietăți, Asigurări și Planificare și impozite - oferă linii directoare cu privire la documentele care ar trebui să fie incluse în fiecare secțiune, cât de des să vă actualizați înregistrările, și cum să vă asigurați că sunteți pregătit în caz de urgență.

Pe măsură ce păstrați documente în mânecile de protecție ale PortaVault, adăugați o etichetă preimprimată pe fiecare mânecă pentru a identifica ce se află. (Există, de asemenea, etichete personalizabile, pentru orice lucru care nu este deja contabilizat în versiunile preimprimate.) De asemenea, merită să completați formularele din fiecare secțiune, astfel încât informațiile care altfel ar putea fi împrăștiate - istorii medicale, contact important numerele, o listă a obiectelor de valoare și obiectele de colectare etc., sunt stocate într-un singur loc.

Cat dureaza
Am petrecut puțin peste două ore făcând cunoștință cu sistemul, citind divizoarele de secțiune și alte instrucțiuni, completând formularele și transferam lucrurile pe mânecile protector de înregistrare și le etichetez. Dacă utilizați sistemul pentru înregistrările unei întregi familii, probabil că veți avea nevoie de un pic de timp mai mare, așa cum ar fi dacă lucrările dvs. nu ar fi într-o ordine destul de bună când ați început. Desigur, puteți configura sistemul puțin câte puțin pe parcursul unei săptămâni și, probabil, nu vă va lua mai mult de 15-30 de minute pe zi.

De ce îmi place
Nu sunt un fan deosebit de mare al sistemelor de arhivare ambalate în general. PortaVault a fost însă o excepție de la regulă. (Și pentru înregistrare, nu am niciun interes în privința produsului sau a companiei sale-mamă.) Pentru început, pentru că aici sunt mult mai puține categorii decât cu multe alte sisteme de arhivare, mi s-a părut mai ușor și mai puțin frustrant de utilizat. Îmi place, de asemenea, faptul că este ușor de „înlocuit” recomandările standard cu privire la unde să stocați lucrurile: dacă credeți că informațiile despre contul dvs. IRA ar trebui să meargă în Finanțe și proprietăți, mai degrabă decât Impozite și Planificare imobiliară, puneți-l acolo și faceți o notă pe Formularul de localizare a documentelor sistemului

De asemenea, am fost impresionată de atenția PortaVault asupra detaliilor mici (dar potențial importante). Mânecile protector de documente sunt plisate pe marginea exterioară, ceea ce facilitează stocarea documentelor voluminoase, fără ca mânecile să se curbeze în părțile laterale. Liantul scoate carcasa de pânză, astfel încât să fie ușor de lucrat. Formularele preimprimate sunt simple și logice. Carcasa mică cu fermoar (care în sine se fixează în liant) este un loc bun pentru chei suplimentare, numerar, unități de zip cu computer și alte articole mici ușor de pierdut. Și carcasa mai mare în sine se scurge complet, este rezistentă la apă și are un mâner robust de-a lungul coloanei vertebrale.

Câteva note finale
Ca în orice sistem, PortaVault necesită un anumit efort: trebuie să-ți faci timp pentru a-ți aduna actele, a completa completarea formularelor și a păstra informațiile din sistem la zi. La urma urmei, apucarea unui liant plin cu înregistrări învechite și inexacte vă va face la fel de bine ca să nu apucați nimic deloc.De asemenea, trebuie să fiți siguri că PortaVault se află într-un loc sigur și ușor accesibil - unul cunoscut tuturor celor din gospodăria dvs.; dacă este înfipt în spatele unui dulap sau este ascuns într-un loc numai tu știi, va fi mult mai greu să ajungi la nevoie.

Odată ce am depus efortul să pun sistemul în mișcare și să îl pun într-un loc logic, am descoperit că era o greutate imensă de pe umerii mei. Sper ca un cutremur, un incendiu sau un alt dezastru să nu mă lase niciodată să fug de casa mea în preajma unui moment sau să devin incapabil, dar dacă ar trebui să se întâmple unul dintre aceste lucruri, știu că cele mai importante lucrări ale mele sunt în regulă și sunt gata de plecare. Este un sentiment de calm și satisfacție pe care îl recomand cu mare încredere.

Pentru a afla mai multe despre PortaVault, accesați //www.securitaonline.com/products.htm.

Instrucțiuni Video,: Asana: Full Review (2019) (with timestamps) (Mai 2024).