Pași simpli pentru un sistem de arhivare eficient

• Aprilie 29, 2024

Acest articol este un extras din noua mea carte electronică, Ghidul de viață organizat pentru organizarea de documente și fișiere.

Piatra de temelie a majorității sistemelor de gestionare a hârtiei este un set de fișiere care pot reține și clasifica informațiile care sunt importante pentru dvs. Cu câteva provizii de bază și câțiva pași simpli, crearea unui sistem de arhivare (sau actualizarea unuia existent) poate fi o sarcină relativ rapidă și nedureroasă, mai ales dacă ați eliminat deja hârtii nedorite și nedorite. Iată cum să îți iei fișierele în formă.

De ce ai nevoie:

• Dosarele de fișiere goale. Îți recomand să folosești atât dosare de fișiere interne (sau manila) cât și foldere agățate, dar dacă ești apăsat pentru spațiu, poți folosi doar una sau alta.
  
• Note lipicioase. Dimensiunea standard de 3 inch cu 3 inch este ideală, deoarece vă oferă mult spațiu pentru a scrie.
  
• Un stilou sau creion.
  
• Hârtie goală sau un document de procesare a textului gol să notez notele despre categoriile de înregistrare pe care le veți crea și ce aparține în fiecare.
  
• Orice fișiere pe care le-ați creat dejafie că fac parte dintr-un sistem de fișiere pe care îl aveți deja sau folderele pe care le-ați creat pe măsură ce rezervați hârtiile de salvat în timpul procesului de sortare și de decupare.
  Saci sau coșuri pentru reciclare și mărunțire, doar în cazul în care întâlniți hârtii nedorite sau nedorite care încă mai pândesc.
  

Ce sa fac:

1. Adună toate lucrările cu care vei lucra împreună într-un singur loc. Dacă actualizați un sistem de fișiere existent, sunteți înainte de joc.
   
2. Luați o hârtie din partea de sus a stivei și faceți una dintre cele două lucruri cu ea:
   
   
   
   • Dacă are legătură cu o categorie de fișiere pe care ați creat-o deja sau cu un fișier în sistemul dvs. existent, adăugați-l în folderul respectiv.
     
   • Dacă aparține unei categorii noi sau separate, puneți-o într-un folder de fișiere goale și utilizați o notă lipicioasă pentru a da acelui etichetă temporară.
     
   
   
3. Pe măsură ce așezați hârtiile în dosare, notați o foaie de hârtie goală sau documentul de procesare a textului despre ce este hârtia și unde l-ați pus. De exemplu, este posibil să scrieți „Poliță de asigurare auto - în folderul Mașină” sau „Informații de zbor pentru călătoria la San Francisco - în folderul Călătorii viitoare”. Aceste note vă vor ajuta să vă amintiți unde ați găsit lucruri și vă vor ajuta, de asemenea, să creați o hartă de fișiere atunci când ați terminat configurarea sistemului.
   
4. Repetați acești pași cu fiecare hârtie din stivă. Dacă actualizați un sistem de arhivare existent, parcurgeți hârtiile din fiecare dosar pentru a determina dacă aparțin acel folder sau în altă parte și dacă eticheta de categorie din dosar este încă exactă. Mutați lucrurile în alte foldere și actualizați-vă etichetele, dacă este necesar.
   
5. După ce ați sortat și clasificat totul în dosare, aruncați o privire înapoi în dosare. Categoriile și etichetele au sens? Există dosare care ar trebui consolidate? Ceva care ar trebui împărțit în categorii mai mici?
   
6. Când sunteți mulțumit de categoriile pe care le-ați creat, etichetați-vă folderele. Puteți scrie manual sau imprima etichete sau le puteți crea cu un producător de etichete.
   
7. Introduceți folderele în sertarul, caseta sau coșul pe care îl utilizați pentru a le depozita. Organizează-ți fișierele într-un mod care să aibă sens pentru tine, pe baza modului în care le vei folosi. De exemplu, puteți să le comandați în ordine alfabetică sau cronologică sau puteți pune folderele pe care probabil că le utilizați cel mai mult în față, cu fișierele accesate mai rar în urmă.
   
8. Scrieți-vă harta fișierului. Această listă, pe baza notelor pe care le-ați luat despre categoriile de înregistrare pe care le-ați creat și ceea ce ați stocat în cadrul fiecărei categorii, vă va ajuta să vă amintiți unde se află. Păstrați o copie a hărții fișierului în partea din față a sertarului de fișiere sau într-un folder de pe desktopul computerului, astfel încât să fie ușor de accesat atunci când trebuie să găsiți ceva în fișierele dvs.
   
9. Admirați-vă sistemul actualizat, funcțional de înregistrare!
   

Instrucțiuni Video,: Framing A Shed | How to Build A Shed | Part 3 (Aprilie 2024).